Author :
Abstract
Günümüzde kurumlardaki değerli bilgilerin çoğu, raporlar, mektuplar, notlar, sözleşmeler ve anlaşmalar şeklinde olup döküman biçimindedir. Bu kapsamda kurumlardaki iş süreçlerinin döküman akışına dayanması çağa uygun bir döküman yönetimini gerekli kılmaktadır. Bilgi teknolojileri son yıllarda çok hızlı bir gelişim katetmiş ve bu gelişim döküman yönetimini de etkilemiştir. Bilgi teknolojilerinin bu denli gelişmesi kurumların yapısını etkileyerek; döküman oluşturma, depolama, iletme ve paylaşma süreçlerinde önemli değişimlere sebebiyet vermiştir. Bunun yanında geleneksel döküman yönetiminin sahip olduğu bazı sınırlılıklar, modern döküman yönetimi anlayışını gündeme getirmektedir. Bu kapsamda ortaya çıkan Elektronik Döküman Yönetimi (EDY); dökümanlara ve döküman işleme sürecine bilgi teknolojilerini dahil ederek verimlilik ve performans artışını amaçlamaktadır. Bu çalışma Elektronik Döküman Yönetiminin kapsamını ve önemini incelemektedir. Bu kapsamda EDY’yi mümkün kılan teknolojiler, EDY’yi destekleyen uygulama alanları ve EDY gelişimi için bilgi sistem departmanlarının rol ve sorumlulukları irdelenmiştir. Çalışmanın amacı, elektronik döküman yönetimi konusunda teknolojinin artan değerini ortaya koymak ve bu hususta bilgi sistem yöneticilerine bazı önerilerde bulunmaktadır.
Keywords
Abstract
Most of the valuable information in institutions today is in the form of reports, letters, notes, contracts and agreements. In this context, the work processes in the institutions rely on the flow of documents, and this requires the management of documents accordance with the era. In recent years, information technologies have developed very rapidly and this development has also affected the document management. This development of information technologies has influenced the structure of institutions and has led to significant changes in document creation, storage, transmission and sharing processes. In addition, some limitations of traditional document management bring to mind the modern document management concept. Electronic Document Management (EDM), which has emerged in this direction, aims to increase efficiency and performance by including information technologies in documents and document processing process. This study examines the scope and importance of Electronic Document Management (EDM). In this context, the technologies that make EDM possible, the fields of application supporting the EDM and the role and responsibilities of the information system departments for the development of EDM are discussed. The aim of the study is to reveal the increasing value of technology in electronic document management and to make some suggestions to the information system administrators in this regard.
Keywords
- Amami, M. & Beghini, G. (2000). “Project Management and Communication of Product Development
- Amami, M. & Beghini, G. (2000). “Project Management and Communication of Product Development through Electronic Document Management”, Project Management Journal, 31(2): 6-19.
- Björk, B. C. (2002). “The Impact of Electronic Document Management on Construction InformationManagement” In Proceedings of International Council for Research and Innovation in Building and Construction CIB Conference, June, ss. 12-14.
- Hansen, M. T. & Haas, M. R. (2001). “Competing for Attention in Knowledge Markets: ElectronicDocument Dissemination in A Management Consulting Company”, Administrative Science Quarterly, 46(1): 1-28.
- Hung, S. Y.; Tang, K. Z., Chang, C. M., & Ke, C. D. (2009). “User Acceptance of IntergovernmentalServices: An Example of Electronic Document Management System”, Government Information Quarterly, 26(2): 387-397.
- Levien, R.E. (1989). The Civilizing Currency: Documents and Their Revolutionary Technologies, Xerox Corporation, Rochester, New York.
- Meier, J. & Sprague, R. (1996). “Towards A Better Understanding of Electronic Document Management”In Proceedings of HICSS-29: 29th Hawaii International Conference on System Sciences, IEEE, ss. 53-61. Michalski, G. P. (1991). “The World of Documents”, BYTE, ss. 159-170.
- O’Gorman, L. & Rangachar, K. (1992). “Document Image Analysis Systems”, Computer, ss. 5-8.
- Tough, A. & Moss, M. (2003). “Metadata, Controlled Vocabulary and Directories: Electronic Document Management and Standards for Records Management”, Records Management Journal, 13(1): 24-31.
- Tyrvainen, P. & Paivarinta, T. (1999). “On Rethinking Organizational Document Genres for ElectronicDocument Management” In Proceedings of the 32nd Annual Hawaii International Conference on Systems Sciences, IEEE.
- Wallace, S. (1992). “Image Archiving”, Corporate Computing, ss. 75-82.
- Zantout, H. & Marir, F. (1999). “Document Management Systems from Current Capabilities towardsIntelligent Information Retrieval: An Overview”, International Journal of Information Management, 19(6): 471-484.
